Корпоративная вечеринка. Стратегия и.... этика!

Сотрудники одной крупной нефтяной фирмы однажды отдыхали по традиционной летней схеме, когда всех доставляют в живописное место на теплоходе, там уже готово застолье, после которого на том же теплоходе они возвращаются обратно. Капитан судна вопреки всем правилам несколько увлекся коньяком и, когда настала пора отходить, не приказал отдать швартовы, вследствие чего дерево, служащее опорой для каната, поплыло за теплоходом.

В этой статье мы НЕ рассказываем забавные случаи, произошедшие на корпоративных мероприятиях, а говорим серьезно об этике поведения персонала на мероприятии.

Event-менеджер

В первую очередь речь идет об event-менеджерах. Стандартные требования к поведению event-менеджера заключаются в том, что он не должен "перетягивать" внимание на себя. Какой бы важной ему ни казалась собственная миссия, демонстрировать этого гостям не стоит. Даже если что-то идет не так, как планировалось, он должен постараться максимально деликатно и незаметно исправить ситуацию, а не обращаться к ведущему, выступающим или кому-то из обслуживающего персонала с недовольными замечаниями на глазах у заказчика и его гостей.

У event-менеджера должны быть очень крепкие нервы, потому что волнение, паника, страх могут привести к неприятным последствиям. Опытный специалист знает, что хорошо подготовленный праздник испортить практически невозможно, поэтому и ведет себя он более спокойно.

Юлия Песина, менеджер отдела по работе с клиентами, ООО "КОРНЕР ТЕНТ-СЕРВИС": "Event-менеджер должен обладать стопроцентной стрессоустойчивостью. Поскольку, как он хорошо ни работай в процессе подготовки к мероприятию, во время реализации проекта могут произойти накладки и по вине заказчика, и по вине субподрядчиков, и по вине погодных и других форс-мажорных обстоятельств. Этому человеку приходится очень быстро принимать решения, устранять проблемы, собраться и действовать в измененных обстоятельствах".

Если event-менеджер является сотрудником той организации, которая проводит вечеринку и в курсе каких-то внутренних контекстов, то его работа во многом упрощается, но в то же время возникают и определенные трудности.

Ирина Майорова, event-менеджер, ЗАО "ПМСОФТ": "Основная сложность на корпоративных вечеринках для меня в том, что я одновременно и участник, и организатор. Мне необходимо следить за ходом мероприятия, контролировать, координировать. Но, если все хорошо подготовить, то в большей степени я чувствую себя сотрудником, одним из тех, для кого вечеринка проводится. Единственное "табу" - это то, что я не могу уйти раньше остальных, приходится оставаться "до последнего звонка".

Ведущий

В сознании большинства присутствующих на вечеринке основным действующим лицом, безусловно, является ведущий праздника. Любая его оплошность может перечеркнуть труд всех людей, задействованных в организации мероприятия.

Деятельность ведущего можно условно разделить на две части - административная и развлекательная. Как организатор он должен следить за выполнением "протокола": встретить, рассадить, проводить и т.д. Ведущий должен быть максимально приближен к гостям, открыт к общению. В его компетенцию входит и соблюдение сценария мероприятия, но при этом он не должен думать только о том, как не выбиться из плана. Бывает, что надо что-то подкорректировать уже "на ходу". Кроме этого на ведущем, как правило, лежит ответственность и за техническое обеспечение его работы.

В развлекательную часть работы ведущего входит не только проведение программы в качестве конферансье, но и обратная связь с присутствующими. Классический конферанс на уровне центрального телеканала советских времен требуется все реже. Как правило, ведущего приглашают, чтобы максимально развеселить, "завести" публику или даже включить ее в процесс. Сложно говорить о том, какое поведение для ведущего может быть нормой. Тут многое зависит от мастерства и умения чувствовать публику, соответствовать ее запросам.

Олег Андрианов, актер, ведущий. У каждого ведущего есть свои "рецепты". Например, если я вижу, что коллектив молодой или несколько разобщенный, то стараюсь сделать так, чтобы гости не разбивались на группы, а, наоборот, объединялись. Мнение о том, что чем меньше тостов, тем меньше будет пьяных, ошибочно. Совсем наоборот, если тосты произносятся, то между ними люди уже не выпивают, таким образом удается контролировать ситуацию. Очень важен хороший финал, чтобы гостям было даже немножко жалко, что мероприятие закончилось. Многое зависит и от заказчика и от агентства, которое организует вечеринку.

Михаил Горшихин, старший партнёр Агентства Корпоративных Мероприятий rba: "Для более оперативной коммуникации с ведущим мы выделяем одного event-менеджера обеспеченного радиосвязью. Находится он постоянно возле сцены за кулисами. Держит в поле зрения ведущего и зал. Своевременный вынос призов, дипломов и цветов - обеспечен. Кроме того общение ведущего со звуковиками и остальными незримыми (по идее) работниками сцены происходит не через микрофон, а через радиостанцию event-менеджера".

Артисты

Если на корпоративной вечеринке выступают "звезды", то их поведение зачастую определяется и привычкой самих "звезд" выступать на подобных мероприятиях, и умением event-менеджера наладить с ними контакт. Поскольку все это люди творческие, часто они бывают непредсказуемыми и их экспромты способны, как украсить праздник, так и безнадежно "отравить" его.

Вячеслав Шевелев, event-менеджер, фрилансер: "Даже, если во время мероприятия что-то идет не так, как задумано, не стоит акцентировать на этом внимание. Коллеги жалуются, что, увлекшись, ведущий или артист начинают рассказывать какой-нибудь неприличный анекдот или шутку. В артистической среде "стервозность" в почете, поэтому, если кто-то попытается его прервать или как-то "замять" ситуацию, то у него куда больше шансов сделать этот конфуз ключевым моментом вечера. Хотя я работаю с артистами, которые умеют себя контролировать".

Виктор Мцариашвили, Генеральный директор ООО "Агентство Развлечений "Квартет А": "Да, действительно. Приходилось сталкиваться с пафосными звездными ведущими, которые озвучивали технические проблемы в микрофон. Что-то вроде: "... а пока видеорежиссёры решают эту проблему...", или: "не обращайте внимания, это наши звуковики не могут запустить фанфары". Я думаю, что это своего рода защита имиджа. На звезду не должно упасть ни тени".

Технический и обслуживающий персонал

Не менее важной является работа персонала, обслуживающего банкетную часть мероприятия. Организаторы корпоративных вечеринок обеспечивают застолье по-разному. Те, для которых приоритетом являются развлечения, сотрудничают с одной или несколькими кейтеринговыми компаниями или договариваются о проведении мероприятия там, где предложит заказчик и, соответственно, используют персонал этой площадки.

Дмитрий Кириллов, менеджер. Агентство "Назаров и Партнерши". Большинство площадок имеют свой обслуживающий персонал и качество его работы - это вопрос статуса площадки. Если мы с ними сотрудничаем, значит, доверяем их профессионализму. Качество обслуживания не зависит от мероприятия, оно обязано быть высоким, а этика поведения персонала везде одна".

Организации, у которых есть собственные площадки: клубы, рестораны, боулинги и т.п., располагают своим штатом официантов, барменов, метрдотелей. Для того чтобы обслуживание соответствовало требованиям, предъявляемым заказчиком, персонал проходит специальную подготовку. Существуют внешние курсы и тренинги, но возможно и обучение в самой организации по своим разработанным программам.

Правила обслуживания корпоративных вечеринок во многом сохранились еще с советских времен и соответствуют требованиям, предъявляемым к обслуживанию банкета. Вот, что предписывает ГОСТ 50935-96: "Профессиональными этическими нормами поведения персонала являются: вежливость, тактичность, внимательность и предупредительность в отношениях с потребителями в пределах своих должностных обязанностей. Персонал должен уметь создать на предприятии атмосферу гостеприимства, в отношении потребителей проявлять доброжелательность и терпение, быть выдержанным, обладать способностью избегать конфликтных ситуаций".

Иными словами, официанты, метрдотели, бармены не должны инициировать разговоры с гостями, реагировать на какие-то замечания, брошенные "в сторону". Можно отвечать только на вопрос по существу, показать дорогу и т.п. Нельзя принимать приглашение сесть за стол, что-то выпить или съесть. Нельзя танцевать, участвовать в других действиях, не имеющих отношения к непосредственной работе. На таких мероприятиях очень важно во время программы стараться не шуметь и не отвлекать гостей от зрелища.

Как бы ни вели себя гости, обслуживающий персонал не должен показывать своего удивления, недовольства, раздражения или каких-либо других эмоций. Нельзя поправлять гостей, которые делают что-нибудь не так, не соблюдая правила этикета. Некоторые заказчики даже специально предупреждают организаторов о том, что обслуживание должно быть максимально упрощенным, чтобы не смущать гостей излишним "пафосом", а предоставить им возможность отдохнуть и расслабиться.

Такт и внимание персонала - основа успешного мероприятия

Каждое мероприятие в плане обслуживания требует индивидуального подхода - от сервиса на уровне дипломатического приема до незатейливого фуршета. Агентство заинтересовано в том, чтобы угодить клиенту. При этом основная ответственность ложится на обслуживающий персонал, который должен не только соблюдать все стандартные нормы этикета, но и соответствовать имиджу конкретного event-агентства и стилю праздника.

С учетом того, что общение с людьми всегда сопряжено с какими-то неожиданностями и незапланированными обстоятельствами, персонал при обслуживании корпоративной вечеринки должен проявлять максимум внимания и такта.

Источник: